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Diverse gesetzliche Vorgaben machen es nötig, dass jeder Kaufmann, jede Handelsgesellschaft, jede eingetragene Genossenschaft und jede juristische Person E-Mails, die das Handelsgeschäft betreffen und für die Besteuerung relevant sind (§ 257 HGB/§ 140 AO), für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren rechtssicher aufbewahren muss.
Ein Worst-Case-Szenario raubt Unternehmern gerne den Schlaf:
Eine Betriebsprüfung steht an. Es tauchen auf Seiten der Prüfer Ungereimtheiten auf. Völlig normal und Sie als Verantwortlicher bleiben natürlich entspannt, da sich die Ungereimtheiten mit dem entsprechenden E-Mail-Verkehr sofort aus der Welt schaffen lassen.
Nur wo finden Sie jetzt auf die Schnelle genau diesen E-Mail-Verlauf? Langsam, aber stetig weicht die Entspannung einem unguten Gefühl. Das muss nicht sein!
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse u.v.m. – die Liste der Unterlagen, die im Zuge der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu sichern sind, ist lang. Vereinfacht gesagt, fällt jegliche Korrespondenz, mit der ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird, unter diese Frist. Beste Beispiele dafür sind unter anderem Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege und Verträge. Neben E-Mails muss auch ihr Anhang, wenn er für das Verständnis der Mail zwingend notwendig ist, aufbewahrt werden.
Wie müssen E-Mails archiviert werden?
**Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (GoBD)
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