E-Mail-Archivierung
Diverse gesetzliche Vorgaben machen es nötig, dass jeder Kaufmann, jede Handelsgesellschaft, jede eingetragene Genossenschaft und jede juristische Person E-Mails, die das Handelsgeschäft betreffen und für die Besteuerung relevant sind (§ 257 HGB / §140 AO), für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren rechtssicher aufbewahren muss.
Eins von vielen Worst-Case-Szenarien raubt Unternehmern gerne den Schlaf:
Eine Betriebsprüfung steht an. Es tauchen auf Seiten der Prüfer Ungereimtheiten auf. Völlig normal und Sie als Verantwortlicher bleiben natürlich entspannt, da sich die Ungereimtheiten mit dem entsprechenden E-Mail-Verkehr sofort aus der Welt schaffen lassen.
Nur wo finden Sie jetzt auf die Schnelle genau diesen E-Mail-Verlauf? Langsam, aber stetig weicht die Entspannung einem unguten Gefühl. Das muss nicht sein!
So archivieren Sie E-Mails rechtssicher, digital & jederzeit auffindbar
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse u.v.m. – die Liste der Unterlagen, die im Zuge der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu sichern sind, ist lang. Vereinfacht gesagt, fällt jegliche Korrespondenz, mit der ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird, unter diese Frist. Beste Beispiele dafür sind unter anderem Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege und Verträge. Neben E-Mails muss auch ihr Anhang, wenn er für das Verständnis der Mail zwingend notwendig ist aufbewahrt werden.
Wie müssen E-Mails archiviert werden?
- Ordnungsgemäß & vollständig
- Zum frühestmöglichen Zeitpunkt
- Im Original & schreibgeschützt
- Nur mit Berechtigung einsehbar
- Wiederauffindbar & reproduzierbar
- Analog der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
- Protokolliert & nachvollziehbar
- Einrichtung der Archivierungslösung durch unsere IT-Experten
- Revisionssichere Ablage Ihrer geschäftlichen E-Mails
- Sicherheit Ihrer Daten durch hochsichere Verschlüsselung
- E-Mails archivieren wir ausschließlich auf deutschen Servern
- Präzise Zuteilung von Admin-Rechten für eine volle Kontrolle
- E-Mail-Zugang von überall per Web-Interface
- Auf Wunsch auch Einbindung in Microsoft Outlook
- Volle Transparenz: Alle Aktionen in den Postfächern werden festgehalten
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- Monatlich kündbar - Flexibel & unkompliziert
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- 100% rechtssicher nach GoBD* - Reviconssicher & nachverfolgbar
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*Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)