Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse u.v.m. – die Liste der Unterlagen, die im Zuge der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu sichern sind, ist lang. Vereinfacht gesagt, fällt jegliche Korrespondenz, mit der ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird, unter diese Frist. Beste Beispiele dafür sind unter anderem Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege und Verträge. Neben E-Mails muss auch ihr Anhang, wenn er für das Verständnis der Mail zwingend notwendig ist, aufbewahrt werden.

Wie müssen E-Mails archiviert werden?

• Ordnungsgemäß & vollständig
• Zum frühestmöglichen Zeitpunkt
• Im Original & schreibgeschützt
• Nur mit Berechtigung einsehbar
• Wiederauffindbar & reproduzierbar
• Analog der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
• Protokolliert & nachvollziehbar

• Einrichtung der Archivierungslösung durch unsere IT-Experten
• Revisionssichere Ablage Ihrer geschäftlichen E-Mails
• Sicherheit Ihrer Daten durch hochsichere Verschlüsselung
• E-Mails archivieren wir ausschließlich auf deutschen Servern
• Präzise Zuteilung von Admin-Rechten für eine volle Kontrolle
• E-Mail-Zugang von überall per Web-Interface
• Auf Wunsch auch Einbindung in Microsoft Outlook
• Volle Transparenz: Alle Aktionen in den Postfächern werden festgehalten